Kom i gang med lydopptak

• Alle studentoppgaver og forskingsprosjekter som skal behandle personopplysninger (stemme på lydopptak regnes som personopplysning) må melde dette til Personverntjenester (Sikt) (ansatt.oslomet.no). Du kan ikke starte innsamling av data (lydopptak) før du har mottatt Personverntjenester (Sikt) sin vurdering. Dette kan du lese mer om på siden om behandling av personopplysninger i studieoppgaver.
• Du må avklare hvilke data som skal samles inn og hvor i dette tilfelle lydfilene kan lagres.
  • Kan lydfilen lagres direkte til Nettskjema (ansatt.oslomet.no)? (alminnelig persondata)
  • Eller kommer den til å inneholde såpass sensitiv informasjon at lydfilene må leveres til Tjenester for Sensitive Data (TSD)? (sensitive data)
• Den samme vurderingen må du gjøre om du vurderer å benytte fysisk diktafon. Les mer om lagring av lydfiler (ansatt.oslomet.no).
• Husk at det er din prosjektleder (veileder) som er ansvarlig for å gjennomføre risikovurdering (ansatt.oslomet.no) og etablere rutiner for hvordan personopplysningene skal behandles etter vurdering av Personverntjenester (Sikt)/REK. Snakk med din veileder. Se mer under "student og veileders ansvar" nederst på denne siden.
• Du må på forhånd ha avklart hvordan samtykke skal innhentes, samt at det må gis informasjon til informantene/forskningsdeltakerne om deres rettigheter i henhold til personvernerklæringen (ansatt.oslomet.no) når det gjelder innsyn, begrensning og sletting av informasjon. 

Du må opprette et eget nettskjema for bruk av diktafon-appen for ditt prosjekt, fordi appen må styres til det "skjema" hvor dine opptak lagres. Følgende steg gjelder:

• Se brukerveiledninger for opprettelse av Nettskjema (uio.no)
• Ved innlogging til nettskjema, velg "Feide".
• Husk å velge "Fra mal" når du skal opprette nettskjema for lydfil.
• Veiledninger for diktafon-appen (uio.no)
• Selve appen lastes ned fra Google Play/AppStore.  
• I appen skal du vise til den Nettskjema-ID (skjema-id) som svarer til det nettskjema du nettopp har opprettet. Den finner du ved å gå til fanen innhent svar på ditt nettskjema bakerst på adressen https://nettskjema.no/a/XXXXXX
• Gjør deg kjent med Nettskjema-diktafon som verktøy og test at alt virker uten sensitivt innhold.  

Kjente risikoer ved bruk av appen

En mobil-app har potensielt større sannsynlighet for å feile enn en fysisk diktafon. OsloMet har erfart at slike feil har oppstått ved et misforhold mellom appen- og operativsystemetet på telefonen, noe som kan inntreffe i perioden når for eksempel Apple eller Google lanserer nye versjoner. Det er derfor det er viktig å teste appen i forkant av de opptak man skal gjøre. Særlig hvis det har vært endringer på din mobile enhet siden sist eller at appen har kommet i en nyere versjon.

• Har du brukt Diktafon-appen tidligere, sjekk at du har siste versjon av appen (hvis det er en stund siden du har brukt den). 
• Husk at oppgradering/reinstallering av appen kan berøre ikke-lagrede /-leverte opptak. Gå inn i din appStore. Står det “åpne” har du siste versjon.

Behov for to opptaksenheter?

Hvis du har få og unike respondenter (et unikt opptak som ikke kan repeteres) kan det være lurt å forsikre seg mot tap av data ved å bruke to enheter for å gjøre opptak som begge benytter Nettskjema-Diktafon og som leverer til samme skjema. Det holder at den ene enheten kun er fungerende på trådløst nett (WiFi).     

Kan du ikke møte respondenten fysisk?

Les mer under "Fjernopptak via Zoom-møte" om hvordan du kan bruke diktafon-appen for å gjøre opptak hvis personen du skal intervjue sitter et annet sted. 

Følgende innstillinger bør settes i Nettskjema før bruk:

• “Automatisk sletting av svar” aktiveres under fanen “Innstillinger”. Både gamle og nye lydfiler vil da slettes fortløpende etter det antall dager som blir angitt.  
• Studentveileder, den ansvarlige overfor studentenes arbeid, bør ha tilgang til å redigere alle studentskjemaer som etableres innenfor et prosjekt. Legg til studentveileders e-post under fanen for “Rettigheter” på punkt “Redigeringsrettigheter”. 
• Antall studenter som har tilgang til ett og samme skjema bør begrenses. Anbefalt maksimalt tre. 
• God navngivning (“Tittel”) av Nettskjema er lurt dersom det blir mange skjemaer i studien (og ett skjema per student). For eksempel ved en kombinasjon av emne, semester, år, prosjekt og eventuelt et løpenummer, INF101-H20-P1001-01. Tittelfeltet vises ikke for respondentene. 

For å forsikre oss om at du som student har lest og forstått retningslinjene rundt bruk av lydopptak i studentoppgaver, er det et krav om at du signerer avtalen under før du går i gang med opptakene. Husk å informere din veileder, du må nemlig oppgi denne personen i avtalen.

Gå her for å signere avtalen elektronisk (nettskjema.no).

Før du starter opptak

Gjenta informasjon sendt ut i forkant og informer intervjudeltaker om at opptaket starter. Informer om at man ikke har tilgang til å lytte til opptak på den mobile enheten. 

Sett opptaksenheten i "flymodus" ved opptak.

Dette for å unngå at andre programmer på enheten vil avbryte opptaket, og du må eventuelt starte nytt opptak. Samt for å unngå innkomne taleanrop under opptaket.  

Om du intervjuer noen i forbindelse med et forskningsprosjekt, er dette å regne som røde data frem til intervjuet er gjennomført, ettersom du ikke vet hva respondenten kommer til å si. 

Viktig! Dersom det fremkommer personopplysninger om forhold som går ut over hva man har hjemmel for skal opptaket slettes og ikke lagres i Nettskjema. 

Levering av opptak

Når du er ferdig med opptaket skal det leveres. Verifiser med pålogging til Nettskjema at du har mottatt opptaket.  Alle tidligere leverte lydopptak blir liggende kryptert på telefonen i 90 dager. Dersom du ved en feiltagelse sletter data i Nettskjema eller får problemer under opplastingen, kan du laste opp filene på nytt. 

Prinsipp for behandling av data på OsloMet i henhold til OsloMets egen lagringsguide

• Gule og røde data skal ikke lastes ned på privat PC eller telefon.  
• Gule data kan lastes ned på en OsloMet driftet maskin. 
• Se hele lagringsguiden (ansatt.oslomet.no).

For lydfiler fra Nettskjema-diktafon gjelder følgende

• Behandling av røde data under kategorien særlige kategorier eller data som av andre grunner anses som sensitiver krever behandling inne i TSD. 
• Behandling av røde “alminnelige” persondata som er lagret i Nettskjema, kan avlyttes i Nettskjema, men uten å laste dem ned til lokal pc.  
• Når du er ferdig med analysen av dataene, skal du slette opptakene i Nettskjema.  
• Husk at notater fra analysen ikke må kunne identifiseres. 

Avlytting og behandling av lydfilene

• Gå til fanen "Se resultater" og velg "Oversikt over leverte svar" for å se og lytte til lydfilene.
• Nettleseren "Firefox" anbefales for anlytting når det er behov for å spole frem og tilbake i lydopptaket.
• Kun studenter og forskere som er tilknyttet studien skal avlytte opptakene. 
• Om du velger å benytte Nettskjema-Diktafon-app eller fysisk diktafon gjelder de samme sikkerhet- og personvernreglene. Lydopptaket skal aldri overføres eller lastes ned på din private enhet (i henhold til lagringsguiden ved OsloMet). Se forøvrig lagre og behandle data i studieoppgaver for veiledning om hvilke data du kan behandling hvor.

Gå til siden for lagre og behandle data i studieoppgaver for veiledning om hvilke data du kan behandling hvor.

Automatisk transkribering

For automatisk transkribering i Word (online), gå til veiledning for transkribering og følg "Egen rutine for studenter".

Hvis personen du skal intervjue sitter geografisk plassert på et annet sted, er løsningen godkjent for at denne samtalen kan gjøres via Zoom, men krever da at Zoom-møte kjøres på en egen enhet, for eksempel din pc, men at det ikke gjøres opptak av selve Zoom-møte.  Opptaket skal gjøres på Diktafon-appen (eventuelt den fysiske diktafonen). 

Prinsipper 

• Zoom er i henhold til lagringsguiden på OsloMet ikke godkjent for opptak på privat utstyr, kun for gjennomføring (strømming) av selve møte.

• Opptaket skal gjøres på Nettskjema-Diktafon appen (eventuelt den fysiske diktafonen). 

• Husk alltid å informere Personverntjenester (Sikt) dersom fjernopptak er en del av prosessen. 

Nyttige tips 

• Husk å teste utstyret på forhånd. Særlig telefonens plassering med tanke på å kunne gjøre godt lydopptak av møte.  

• Se til at du sitter i et rom hvor det ikke blir andre forstyrrelser av lyd. 

• Vurder når i møte det er riktig å starte lydopptaket med tanke på om du ønsker å ha en innledende presentasjon. 

• Husk å avbryte opptaket straks intervjuet er ferdig.  

• Veiledning om bruk av Zoom

Fysisk diktafon anbefales ikke, men kan være en løsning for enkelte prosjekter der det av ulike årsaker ikke er hensiktsmessig å benytte Nettskjema-Diktafon. I slike tilfeller vil det være krav om at utstyret er sikret med en pin-kode og at opptaket kan krypteres. 

Det må gjøres en grundig vurdering i prosjektet om fysisk diktafon er en forsvarlig løsning med hensyn til dataklassifiseringen og den videre behandlingen av lydfilen. Brukeren skal forholder seg til de samme rutinene som gjelder for ansatte med krav om eksternt minnekort (ref. https://ansatt.oslomet.no/behandling-lydfiler-forskning). 

Låne opptaksutstyr? HV har eget utstyr, kontakt veileder. Det er også mulig å låne opptaksutstyr gjennom IT-servicedesk.

Om lydfilene må sendes til Tjenester for sensitive data (TSD) eller om lydfilene trygt kan lagres og behandles i Nettskjema, avhenger av hvor sensitive opplysninger du vil forvente å få i opptakene.

Denne vurderingen må gjøres i samråd med veileder eller ansvarlig for datainnsamlingen og være en del av den risikovurderingen som prosjektet må levere.  

Her må man ta hensyn til både enkelt-data og sammenstillingen av de data som opptaket eller opptakene kan gi.  

En bør også hensynta hvor mange som skal ha tilgang til lydfilene, om det kun er en enkelt student eller om det er flere som skal ha tilgang til lydopptakene. Samt hvordan lydfilene skal behandles videre for eventuell transkribering.

Behandling av røde data under kategorien særlige kategorier (link: https://ansatt.oslomet.no/retningslinje-for-behandling-av-personopplysninger) og data som må anses som sensitive av andre grunner krever lagring i TSD, se nettside https://ansatt.oslomet.no/sensitive-personopplysninger. 

Hvis innsamlingen ikke har til hensikt å omfatte opplysninger som er uheldig  for den enkelte, institusjonen eller den det angår ved en eventuell datalekkasje, samt- at sikkerheten ved behandlingen av lydopptakene er ivaretatt, er i utgangspunktet Nettskjema tilstrekkelig lagringssted for data som klassifiseres som fortrolige («milde røde data»).   

Det er per i dag bare institutt for fysioterapi som har åpnet for at studenter kan få konto og lagre data i TSD. Dersom andre institutter ønsker å starte studentprosjekter som krever lagring i TSD, må det opprettes et eget klassesett for instituttet, med tilhørende rutiner for godkjenning og internkontroll av prosjekter og data som lagres der. Veileder må avklare mulighet for lagring i TSD med instituttleder i god tid før prosjektet settes i gang. Dersom man ikke har egnet lagringssted, skal ikke prosjektet startes. 

For studentprosjekter (master-/bacheloroppgaver) med lydopptak i regi av OsloMet gjelder følgende ansvarsforhold: 

Studentveileder (emneansvarlig og lignende)

• er ansvarlig for studentenes bruk av lydopptak i form av å sikre personvernet til respondenter eller informanter etter samme retningslinjer som for øvrige forskningsprosjekter. 
• må påse at studentene får tilstrekkelig veiledning, samt informere om hvor veiledningene finnes og at de etablerte prosedyrer i disse overholdes. 

Studentene har i tillegg et selvstendig ansvar for 

• at personvernet er ivaretatt og har selv ansvar for å søke bistand hos veileder eller  personvernkontakt FoU, dersom det oppstår tvil om hvilke retningslinjer som gjelder. 
• å ikke igangsette innsamling eller annen bruk før riktig tillatelse foreligger. 

I mange prosjekter legges det opp til at studentene selv er ansvarlig for melding til NSD, samt opprette Nettskjema osv. Det er viktig at veileder holdes informert og er en del av informasjonsflyten om endringer, og får tilgang til skjema og lagrede opptak. Navn på veileder skal oppgis i NSD meldeskjema.

For fyldigere informasjon om hvordan behandle personopplysninger, les om behandling av personopplysninger i studieoppgaver.