Lagre og behandle data i bachelor- og masteroppgaver

Slå opp i klassifiseringsguiden og avgjør om dine data er under kategorien grønn, gul eller kanskje til og med rød.

Merk at røde data omtales som sensitiv personopplysninger og har strenge krav til beskyttelse. Les mer om dette i Sikkerhetsinstruksen eller se Sjekkliste for behandling av personopplysninger i forskning.

Når du har avklart informasjonsklassen for dine data må du sjekke OsloMets retningslinjer for hva slags type utstyr du kan jobbe på med disse data’ene. Dette finner du i lagringsguiden til OsloMet. Den forklarer blant annet hvilket krav det er til utstyr og it-system som skal benyttes for data i kategorien gul og rød.

For deg som student kan det bety at du ikke har lov til å jobbe med annet enn grønne data på egen privat pc/mac.

Lagringsguiden gjelder når du jobber med data som ikke eies av deg, men som eies av OsloMet eller som OsloMet er ansvarlig for. Eksempler på slike data kan være arbeid med bacheloroppgave eller masterprosjekter som behandler personopplysninger.

Lagringsguiden gjelder også når du jobber med data som er delt med deg av andre eller motsatt.

Dette kan gjøre det krevende for deg som student å kunne følge IT-sikkerhetsreglementet. Løsninger finnes likevel.

Selv om du ikke har lov å jobbe med gule data på din private pc, kan du likevel arbeide i Office 365 sin online-versjon (web-versjon) hvor dokumentene blir lagret i skyløsningen OneDrive, men uten å synkronisere til egen pc/laptop. (ref. Lagringsguiden > lagring på utstyr > Lagring på Privateid PC/Mac)

For å arbeide i online-versjonen (web-versjonen), logg på Office 365: https://student.oslomet.no/office-365

For å hindre at data ikke synkroniseres og lagres på privat pc, les videre under. 

Har du allerede installert Office 365 (applikasjonene) kan det hende alle data i din OneDrive blir synkronisert til din maskin automatisk. Hva gjør du da? Det finnes noen innstillinger som enkelt sørger for at du kan hindre at visse mapper i OneDrive bare er tilgjengelig i skyløsningen. Følg disse stegene for å hindre at visse type data lagres på privat pc:

1. Finn det blå OneDrive-symbolet i verktøymenyen nederst til høyre på din pc.
2. Trykk på Help & Settings. Og videre på Settings.
3. Et lite vindu med OneDrive kontoinformasjon skal komme opp (Account). Den viser hvilke lokasjon (kontoer) som synkroniseres. Trykk på «choose folders»/«velg folder». Marker bort hvilken folder som inneholder gule data og som ikke skal synkroniseres.

Er du i tvil om hva som kan være gule data, se eksempler under.

Eksempler på gule data

Gule data kan for eksempel være:

• Bachelor-/Masteroppgave med personopplysninger, med mindre de ikke inneholder særlige kategorier av personopplysninger (datatilsynet.no)
• Transkribering av intervjuer der det ikke snakkes om eller vises frem særlige kategorier av personopplysninger
• Datafiler fra lab-arbeid
• Oppgaver du ikke vil dele med andre
• Eksamensbesvarelser
• CV/Jobbintervju
• Telefonnummer til medstudenter

Har du behov for å lagre lydopptak i forbindelse med oppgaver og forskning? 

• Les: Kom i gang med lydopptak

Ifølge lagringsguiden ved OsloMet, under Lagring på utstyr > Minnepenn/Ekstern harddisk (kryptert), kan man lagre gule data på for eksempel en kryptert harddisk.

Skal man jobbe fra en privat maskin, forutsettes det at man kobles av internett (både trådfast og tråløst) den tid man skal jobbe med filene, fordi krypteringen gjelder kun når filen ligger uåpnet.

Risikoen for at noen kan gå galt, enten ved at filene blir mellomlagret på et sted hvor de synkroniseres til en ekstern skytjeneste, deles med maskinens eget minne, eller blir delt med andre personer og så videre, er alltid til stede.

Det er et stort ansvar for deg som student å sikre at man gjør ting på rett måte ved denne metoden.

Snakk med din veileder dersom arbeid fra en kryptert disk anses som eneste eller beste løsning for ditt arbeid. Det er din veileders ansvar for at du få tilstrekkelig bistand rundt valg av metode.

Sjekk OsloMets egen side for lagring og sending av filer kryptert.