Råd og verktøy for foreninger

Sosiale medier

Fem tips:

1. Skal dere lage deres egen konto i sosiale medier? Husk at det tar mye tid å ha en konto som synes i sosiale medier. Tenk gjennom om dere har tid til å poste ofte og hva dere egentlig trenger kontoen til. Holder det med en nettside?
2. Vil dere synes bedre for studenter på OsloMet? Ta kontakt med OsloMet på Instagram ved å sende en DM, så kommer SoMe-teamet og lager innhold om din studentforening!
3. Det er mulig å ta over OsloMet sin snapchat for en dag. Send en e-post til nettredaksjonen for mer informasjon og avtale.
4. Pass på å få tillatelse før dere deler videoer eller bilder av andre på sosiale medier. Informer vedkommende om hva bildene skal brukes til før dere publiserer.
5. Skal dere bruke bilder dere ikke har tatt selv? Undersøk om dere har lov først, og sjekk hvem som eventuelt skal ha bildekreditering før dere legger ut.

Stand, plakater og inforskjerm

Å stå på stand, henge opp plakater eller bruke infoskjermene på campus er en fin mulighet til å nå ut til studentene der de er. For å sette opp stand på OsloMet's område, må dere søke om tillatelse først. Mer informasjon om stand, plakater og informskjermer finner du her (oslomet.no).

For å låne rom på OsloMet må dere undersøke TP om rommet er ledig før du sender din forespørsel (tp.uio.no). Studentforeninger sender e-post med dato, tid, ønsket rom, navn på arrangement og ansvarlig person med kontaktinformasjon til kk-senter@oslomet.no senest to uker før arrangementet skal finne sted. 

To ganger i året avholdes det Foreningsdager på OsloMet, en i forbindelse med studiestart og en i begynnelsen av vårsemesteret. Foreningsdagen er en ypperlig mulighet til å rekruttere nye frivillige. Mange studentforeninger står på stand sammen og det er god stemning.

Vi anbefaler alle foreninger å søke om å delta på dette. Invitasjon til deltagelse sendes til godkjente og registrerte studentforeninger, og kommer fra SiO.

Foreningsdagene er en flott måte å få mange nye medlemmer på en gang.

Det er lurt å invitere til informasjonsmøte kort tid etter foreningsdagen hvor nye medlemmer kan få mer informasjon og bli litt bedre kjent med foreningene.

Pass på å oppdatere informasjonen deres på sosiale medier og hos SiO i forkant av foreningsdagen og at dere har oppdatert informasjon å gi ut når dere står på stand.

Studentforeninger som er tilknyttet OsloMet er forpliktet til å følge OsloMet's reglement for foreninger. Retningslinjene for studentforeninger finner du her.

Styreskiftet er en viktig del av en trygg og kontinuerlig drift av en studentforening. Foreninger ved OsloMet bør ha rutiner som sikrer at ansvar, kunnskap og nødvendige tilganger overføres på en god måte. Dette bidrar til at foreningen oppfyller kravene i reglement for studentforeninger og kan fortsette sin aktivitet på OsloMet.

Dette må du gjøre

• Oppdatere kontaktpersoner. Foreningen skal alltid ha to oppdaterte kontaktpersoner som er semesterregistrerte studenter ved OsloMet. Dette må oppdateres hos SiO.
• Sikre oppdatert organisasjonsinformasjon. Studentforeninger tilknyttet OsloMet skal være registrert i Brønnøysundregistrene og må selv sørge for at informasjonen der er korrekt. Endringer i styret, styremedlemmer eller vedtekter krever oppdatering.
• Rutiner for overlapp
  Reglementet krever at studentforeninger har rutiner for overlapp mellom styrer. Det innebærer at avtroppende styre overfører nødvendig kunnskap om drift, avtaler, økonomi, rutiner og samarbeidspartnere til det nye styret.
• Tilgangsstyring
  Det nye styret må få tilgang til foreningens digitale og fysiske ressurser, som e‑post, sosiale medier, nettsider, medlemsregister, dokumenter og eventuelle lokaler. Tidligere styremedlemmer skal fjernes fra disse tilgangene.
• Oppdatert informasjon på SiO Foreningers plattformer
  Godkjente foreninger skal oppdatere informasjonen sin minst hver sjette måned, inkludert kontaktpersoner, beskrivelse av aktivitet og eventuelle vedtektsendringer.

Hvorfor dette er viktig

Gode rutiner for overgang mellom styrer bidrar til kontinuitet, etterlevelse av reglement for studentforeninger, og et trygt og inkluderende studentmiljø på OsloMet. Det gjør det lettere for nye styremedlemmer å ta over ansvaret og sikrer at foreningen beholder sin godkjenning og tilgang på fordeler med foreningslivet.

Synlighet gjennom hele året er avgjørende for å bygge et aktivt og inkluderende studentmiljø. Foreninger som planlegger godt, er til stede på campus og følger opp nye medlemmer, har langt større sjanse for å vokse og trives.

Foreningsdager på OsloMet

Foreningsdagene arrangeres to ganger i året og er en av de mest effektive arenaene for å møte og rekruttere nye studenter. Godkjente foreninger får invitasjon fra SiO og kan søke om standplass. Foreningsdagene gir mulighet til å presentere aktivitetene deres, rekruttere nye medlemmer og skape synlighet. Det er lurt å arrangere et informasjonsmøte, åpen øving, trening eller aktivitet kort tid etterpå for å ta imot interesserte studenter.

Synlighet gjennom arrangementer

Foreninger kan nå ut til flere studenter og nye medlemmer ved å bruke etablerte kanaler for arrangementspromotering:

• SiOs eventkalender (sio.no) gjør det enkelt for studenter på tvers av institusjoner å finne arrangementer.
• "Hva skjer" er OsloMets egen oversikt over aktiviteter på campus og er en god kanal for å nå OsloMet‑studenter direkte.

Begge plattformene kan brukes for å synliggjøre både enkeltarrangementer og faste aktiviteter.

Verdien av faste og åpne aktiviteter

Foreninger som tilbyr jevnlige, lavterskel aktiviteter som spillkvelder, treninger, workshops eller sosiale treff opplever ofte bedre rekruttering og sterkere tilhørighet. Åpne arrangementer gjør det lettere for nye studenter å prøve ut foreningen uten forpliktelser, og bidrar til et godt studie- og læringsmiljø.

Mottakelse av nye medlemmer

En god rekrutteringsprosess handler ikke bare om å få folk inn døren, men om å få dem til å bli. Foreninger bør ha rutiner for:

• tydelig informasjon om hvordan man blir med
• rask oppfølging av nye interesserte
• introduksjonsmøter eller fadderordninger i foreningen
• et inkluderende miljø hvor alle føler seg velkommen

Planlegging og kontinuitet

Tidlig planlegging av aktiviteter og rekruttering gjør det enklere å skape forutsigbarhet og engasjement. En årsplan eller semesterplan gir både styret og medlemmene oversikt, og gjør det lettere å koordinere med SiO, OsloMet og andre foreninger. God planlegging gjør det også lettere når nye styremedlemmer tar over.

Studentlivkoordinatorer ved OsloMet

OsloMet har en studentlivkoordinator på hvert studiested, både i Pilestredet og på Kjeller. De jobber for bedre forutsetninger for studentlivet på OsloMet gjennom for eksempel aktiviteter, arrangement, påvirkning, koordinering og samarbeid.

Studentlivkoordinatorene kan bidra med:

• veiledning om drift og utvikling av foreninger
• hjelp til å navigere OsloMets systemer og kontaktpunkter
• råd om arrangementer, synlighet og bruk av campus
• støtte i spørsmål om retningslinjer, godkjenning og praktiske utfordringer

De er et godt første kontaktpunkt når dere er usikre på hvem som kan hjelpe til med noe på OsloMet.

SiO Foreninger

SiO Foreninger tilbyr støtte til studentforeninger på alle utdanningsinstitusjoner og har bred erfaring med frivillighetsarbeid.

SiO Foreninger kan bistå med:

• styrearbeid og lederutvikling
• formelle krav, økonomi og generell drift
• informasjon om økonomi, søknader og støtteordninger
• kurs, opplæring og kompetanseheving
• tips til rekruttering, aktiviteter og utvikling av foreningen
• informasjon om studentmiljø og trender
• konflikthåndtering og rådgivning

SiO Foreninger kan i tillegg hjelpe til med å finne riktig kontaktperson og om en sak hører hjemme hos OsloMet eller en andre.

Andre støttefunksjoner ved OsloMet

Flere andre instanser kan være relevante for studentforeninger, avhengig av situasjon:

• Studentombudet — gir uavhengig og konfidensiell rådgivning i saker som gjelder rettigheter, konflikter eller utfordringer i studiesituasjonen.
• Studentpresten — tilbyr samtaler og støtte i personlige eller mellommenneskelige utfordringer, helt uavhengig av tro og livssyn.
• Studentparlamentet ved OsloMet — jobber politisk for studentenes interesser og kan være en ressurs i saker som gjelder påvirkning, studentpolitikk eller større strukturelle utfordringer. Studentparlamentet samarbeider gjerne med studentforeningene ved OsloMet.

Disse funksjonene har ulike roller, men alle kan være nyttige samarbeidspartnere for foreninger som trenger støtte utover det praktiske og administrative.

Samspill mellom støttefunksjonene

Selv om OsloMet, SiO og andre støttefunksjoner både internt og eksternt har ulike ansvarsområder, samarbeider de. Foreninger trenger ikke vite hvem som har eller gjør hva. Det viktigste er å ta kontakt, så blir det fulgt opp eller dere blir sendt videre til riktig sted.

Trenger du hjelp med noe annet?

OsloMet's studentlivskoordinator jobber for studentforeningene ved OsloMet. Send en e-post for å avtale et møte.

SiO Foreninger har egne ansatte som jobber med å hjelpe studentforeninger. SiO Foreninger hjelper gledelig foreningen din med:

• Formelle krav, økonomi og generell drift av en studentforening
• Muligheter for å søke økonomisk støtte
• Kurs og tilbud om aktiviteter relatert til foreninger
• Kunnskap og tips til din studentforening
• Fakta og informasjon om studentmiljø generelt
• Konflikthåndtering

Send en e-post for å avtale et møte.

OsloMet har ber alle studentforeninger om å gøre seg kjent med retningslinjer for rusmiddelbruk blant studenter ved OsloMet