Retningslinjer for håndtering av klager på undervisning og veiledning

Godkjent av Studieutvalget ved OsloMet (tidligere Høgskolen i Oslo og Akershus) 30.05.2013.

Studenters ansvar

Studentens ansvar er delt inn i to trinn. Dersom klagemål gjennom evaluering av emne eller dialog med lærer ikke fører frem skal studenten/e fremme en skriftlig klage.

1. Evaluering og dialog

Dersom en eller flere studenter er misfornøyd med undervisningen eller veiledningen i et fag, må dette først tas opp med vedkommende lærer på en saklig og konstruktiv måte:  Enten gjennom evaluering av emnet, eller i direkte dialog med vedkommende lærer, fortrinnsvis gjennom studentenes tillitsvalgte. Læreren må få anledning til å komme med sine kommentarer og eventuelle begrunnelser.

2. Skriftlig klage til studieleder/instituttleder

Dersom dette ikke fører frem, må studenten/e utforme en skriftlig klage. Klagen skal fortrinnsvis fremmes via studenttillitsvalgte, studentrådet eller studentenes fakultetsråd og rettes til lærerens nærmeste overordnede ved utdanningen: studieleder eller instituttleder. Klagen skal være datert og undertegnet av studenttillitsvalgte, studentrådet, eller studentparlamentet og evt. av den studenten eller gruppe av studenter som har klaget. Har ikke instituttet studieleder, rettes klagen direkte til instituttleder. Enkeltstudenter eller grupper av studenter har også anledning til å klage skriftlig direkte til studieleder/instituttleder ved utdanningen. Studentene må i sin skriftlige klage være konkrete med hva de er misfornøyde med, eksempelvis:

• gjelder det selve undervisningen eller veiledningen?
• gjelder det samsvaret mellom programplaner og undervisning og veiledning?
• gjelder det arbeidskravene, pensum, vurderingsformen (eksamensformen)?
• har studentene konkrete forslag til løsninger?

Studieleders/instituttleders håndtering

Etter at lærerens nærmere overordnede (studieleder eller instituttleder) har mottatt den skriftlige klagen må studieleder eller instituttleder ta kontakt både med vedkommende lærer og med studentene for å få saken belyst. Studieleder/instituttleder vurderer også om det er hensiktsmessig å ha et felles møte mellom studenter og lærer.

Om dette ikke fører frem til en løsning, må studieleder/instituttleder i samråd med sin nærmeste overordnede (instituttleder/dekan) vurdere undervisningens innhold og den aktuelle lærerens innsats i dette. Dersom studieleder/instituttleder i samråd med nærmeste overordnede finner at det ikke er grunnlag for klagen, må studieleder/instituttleder ha oppfølgingssamtale med studentene for å se om man kan komme til en gjensidig forståelse på dette nivået.

Saken må søkes løst så snart som det er praktisk mulig. Det er studieleders ansvar at studentene belastes så kort tid som mulig. Hvis det anses nødvendig, må det settes inn vikar. Ulempene for studentene bør ikke vare ut over ett semester.

Dersom man finner at det er grunnlag for klagen og de foregående samtaler ikke har ført til bedring, skal studieleder/instituttleder beslutte at saken skal følges opp videre. Alle tiltak som settes i verk må dokumenteres fortløpende.

Tiltak

1. Pedagogisk rettede tiltak

I første omgang anbefales en oppfølging med pedagogisk rettede tiltak. Det kan da være aktuelt å pålegge læreren en forpliktelse til å ta spesielle kurs, å ta i mot ekstern veiledning eller kollegaveiledning for en definert periode, tilstedeværelse i undervisningen av andre lærere/tilsynssensor eller overordnet, oppfølgingssamtaler o.a. for å bidra til økt pedagogisk kompetanse hos vedkommende.

2. Personalsamtale

Dersom studieleder/instituttleder vurderer det slik at det er andre forhold enn pedagogiske som kan være årsak til problemene, bør han/hun først ha en ekstra medarbeidersamtale eller personalsamtale med vedkommende for å prøve å finne ut om det er andre tiltak som kan forsøkes. Studielederen/instituttlederen kan rådføre seg med fakultetsledelsen i saken, og kan evt. også ta kontakt med medarbeidere i Avdeling for HR, med bedriftshelsetjenesten eller andre. Avhengig av sakens karakter bør en allerede på dette tidspunkt vurdere hvorvidt vedkommende skal ha anledning til å ta med seg tillitsvalgt eller annen fullmektig, jf. forvaltningsloven §12.

3. Eventuell personalsak

Dersom de to øvrige tiltakene ikke fører fram, går saken over til å bli en personalsak, som må følges opp på vanlig måte for slike saker. Studieleder/instituttleder har ansvar for, i samråd med dekan og fakultetsdirektør, og Avdeling for HR at saken bringes til videre oppfølging.

Det må dokumenteres at det er gjennomført samtaler og eventuelle pedagogiske tiltak før saken bringes videre som en personalsak. Grunnlaget er den skriftlige klagen fra studentene. Fortrinnsvis skal denne skriftlige klagen komme gjennom studentråd eller tillitsvalgt, og være datert og undertegnet av disse, evt. av den studenten eller gruppe av studenter som har klaget.

Studieleder/instituttleder innkaller partene hver for seg til en ny samtale, og gjør rede for at saken nå har skiftet karakter og at den vil bli oversendt fakultetets ledelse, og at disse kan bestemme at saken skal oversendes Avdeling for HR. I så tilfelle kan det også bli aktuelt med oppfølging etter tjenestemannslovens/arbeidsmiljølovens regler. Den tilsatte må få skriftlig innkalling til møte i god tid, og samtidig bli gjort oppmerksom på sine rettigheter til å ta med tillitsvalgt eller fullmektig.

Hvordan saken går videre, vil være avhengig av forholdene i den enkelte sak. De formelle virkemidler som står til disposisjon, er tjenestelig tilrettevisning, deretter skriftlig advarsel, og til slutt oppsigelse av stillingen. Dersom det blir aktuelt å vurdere slike reaksjonsformer, skal saken alltid bringes inn til Avdeling for HR som ivaretar den videre oppfølgingen i samarbeid med fakultetet.