Lagre og behandle data i bachelor- og masteroppgaver

Slå opp i klassifiseringsguiden (ansatt.oslomet.no) og avgjør om dine data er under kategorien grønn, gul eller kanskje til og med rød.

Merk at røde data omtales som sensitive personopplysninger (ansatt.oslomet.no) og har strenge krav til beskyttelse. Les mer om dette i punkt 2.5 i Sikkerhetsinstruksen.

Når du har avklart informasjonsklassen for dine data må du sjekke OsloMets retningslinjer for hva slags type utstyr du kan jobbe på med disse dataene. Dette finner du i lagringsguiden til OsloMet (ansatt.oslomet.no). Den forklarer blant annet hvilket krav det er til utstyr og it-system som skal benyttes for data i kategorien gul og rød.

For deg som student kan det bety at du ikke har lov til å jobbe med annet enn grønne data på egen privat pc/mac.

Lagringsguiden gjelder når du jobber med data som ikke eies av deg, men som eies av OsloMet eller som OsloMet er ansvarlig for. Eksempler på slike data kan være arbeid med bacheloroppgave eller masterprosjekter som behandler personopplysninger.

Lagringsguiden gjelder også når du jobber med data som er delt med deg av andre eller motsatt.

Dette kan gjøre det krevende for deg som student å kunne følge IT-sikkerhetsreglementet. Løsninger finnes likevel.

Selv om du ikke har lov å jobbe med gule data på din private pc, kan du likevel arbeide i Microsoft 365 Copilot sin online-versjon (web-versjon) hvor dokumentene blir lagret i skyløsningen OneDrive, men uten å synkronisere til egen pc/laptop. (ref. Lagringsguiden > lagring på utstyr > Lagring på Privateid PC/Mac)

For å arbeide i online-versjonen (web-versjonen), logg på Microsoft 365 Copilot.

Hvis du bruker en privat PC/Mac, er det viktig at du lagrer dokumenter som inneholder gule data på din OsloMet OneDrive, og ikke noe annet sted. De skal ikke lagres på privat PC/Mac, og ikke i privat OneDrive. OneDrive synkroniserer automatisk alle filer, som vi ikke ønsker, så under følger en steg-for-steg-veiledning i hvordan du hindrer synkronisering av enkelte mapper og filer.

1. Opprett en mappe for arbeidet ditt med gule data i din OsloMet OneDrive på nett.
2. Klikk på det blå OneDrive-symbolet på oppgavelinjen nederst til høyre på din PC/øverst til høyre på din Mac.
3. Klikk på tannhjulet øverst til høyre og velg «innstillinger. 
4. Velg «konto» til venstre, og deretter «velg mapper» til høyre.
5. Fjern merkingen på mappen for arbeidet ditt med gule data (som du opprettet i steg 1)

Mappen din er nå kun tilgjengelig i OsloMet OneDrive på nett og synkroniseres ikke til din private PC/Mac.

Er du i tvil om hva som kan være gule data, se eksempler under.

Eksempler på gule data

Gule data kan for eksempel være:

• Bachelor-/Masteroppgave med personopplysninger, med mindre de ikke inneholder særlige kategorier av personopplysninger (datatilsynet.no).
• Transkribering av intervjuer der det ikke snakkes om eller vises frem særlige kategorier av personopplysninger
• Datafiler fra lab-arbeid
• Oppgaver du ikke vil dele med andre
• Eksamensbesvarelser
• CV/Jobbintervju
• Telefonnummer til medstudenter

Har du behov for å lagre lydopptak i forbindelse med oppgaver og forskning?

Ifølge lagringsguiden ved OsloMet (ansatt.oslomet.no), under Lagring på utstyr > Minnepenn/Ekstern harddisk (kryptert), kan man lagre gule data på for eksempel en kryptert harddisk.

Skal man jobbe fra en privat maskin, forutsettes det at man kobles av internett (både trådfast og tråløst) den tid man skal jobbe med filene, fordi krypteringen gjelder kun når filen ligger uåpnet.

Risikoen for at noen kan gå galt, enten ved at filene blir mellomlagret på et sted hvor de synkroniseres til en ekstern skytjeneste, deles med maskinens eget minne, eller blir delt med andre personer og så videre, er alltid til stede.

Det er et stort ansvar for deg som student å sikre at man gjør ting på rett måte ved denne metoden.

Snakk med din veileder dersom arbeid fra en kryptert disk anses som eneste eller beste løsning for ditt arbeid. Det er din veileders ansvar for at du få tilstrekkelig bistand rundt valg av metode.

Sjekk OsloMets egen side for lagring og sending av filer kryptert.