Fadderstyrehåndbok - Student

Fadderstyrehåndbok

Fadderstyrehåndbok

Informasjon og verktøy for deg som sitter i et fadderstyre.
Publisert
Sist oppdatert

  • Kontaktinformasjon

  • Hvem gjør hva?

    Fadderkoordinator ved OsloMet

    Fadderkoordinator er ansatt ved OsloMet i Avdeling for samfunnskontakt og kommunikasjon (avd. SK). Sammen med Team Student har fadderkoordinatoren og det sentrale fadderstyret det overordnede ansvaret for gjennomføring av studiestart. Dette gjelder blant annet:

    • Assistere dere i fadderstyret med råd, retningslinjer, håndbok, maler, samt hjelpe dere å komme kontakt med riktige personer

    • Bidra med innhold til fadderkursene som fadderstyrene arrangerer selv

    • Ta imot søknader for og tildele økonomisk støtte for arrangementer i regi av fadderstyrene

    • Lage felles søknadsskjema for å bli fadder

    • Bestille og betale for T-skjortene og andre faddergoder for faddere/fadderstyrer 

    • Gjennomføre fadder-kick-off før studiestart

    For studiestart høst 2024 er fadderkoordinator Eileen Golamini. Det sentrale fadderstyret består av Sekina Batul Ahmad og Tuva Hougen Lygre. Du kan ta kontakt med fadderordningen ved OsloMet på fadder@oslomet.no.

    Fadderstyret

    Fadderstyret har ansvar for at fadderukene planlegges og gjennomføres i tråd med universitetets mål og forventninger samt utføre tilhørende oppgaver etter gitte frister. Dette innebærer blant annet:

    • Danne et nytt fadderstyre hver høst

    • Etablere kontakt med de ansvarlige tilsatte på hvert studieprogram

    • Rekruttere faddere (rådgiver i avd. SK lager påmeldingsskjema)

    • Planlegge og gjennomføre kursing av faddere i april/mai (fadderkoordinator og sentralt fadderstyre assisterer)

    • Fordele faddere og nye studenter i faddergrupper

    • Planlegge, gjennomføre og evaluere fadderuken(e) i august

    • Stille med edru dagsansvarlig(e) for hver dag i fadderuken

    Roller innad i fadderstyret

    I fadderstyret må man ha en leder og en nestleder. Andre roller som er vanlig å ha i et fadderstyre er PR- og sponsoransvarlig, fadderansvarlig, arrangementsansvarlig og økonomiansvarlig.

    Fadderstyretinget

    Fadderstyretinget er ment som en møteplass hvor fadderstyrene kan utveksle ideer og gi råd til hverandre. Det er også her retningslinjer og kontrakter til fadderne blir laget sammen.

    Leder og nestleder i hvert fadderstyre sitter i fadderstyretinget. Med dette er man bindeledd mellom fadderforeningen og OsloMet sentralt og plikter å stille på møter i fadderstyretinget.

    Ansatte på hvert studieprogram

    De har et spesielt ansvar for å ta imot nye studenter og for opplegget på dagtid. Det er viktig å ta et møte med disse så tidlig som mulig for å sikre et godt samarbeid før og under studiestarten. Det er vanlig at disse spør dere om hjelp til en del av de obligatoriske aktivitetene. Se kontaktlista nederst for å finne ut hvem som er ansvarlig på studieprogrammene dere representerer

    Liste over kontaktpersoner på hvert studieprogram, OsloMet sentralt og andre fadderledere (sharepoint.com) (du må være innlogget med studentbrukeren din for å se dokumentet).

  • Overføring fra et styre til et annet

    Når et nytt styre velges, er det avgjørende at viktig kunnskap ikke forsvinner, samt at tilgang og rettigheter overføres videre. Vi anbefaler alle studenter som jobber med fadderordningen å registrere fadderstyret som en forening på www.sio.no

    Tilganger

    Foreningen og personer med verv i foreningen er registrert i ulike registre og instanser. Her er en oversikt over noen som du må endre når styret skiftes ut:

    • Brønnøysundregisteret: Dersom foreningen har et eget organisasjonsnummer, må informasjon om styret oppdateres i Brønnøysundregisteret. Dette gjøres i Altinn.
    • Banken: Disponenter av foreningens bankkonto må endres til de nye i styret i banken, slik at de har mulighet til å bruke penger i foreningen. Dette tar dere gjennom den gjeldende banken.
    • Registerordningen for studentforeninger (sio.no): Dersom foreningen er registrert som studentforening på www.sio.no må ny kontaktperson legges til i informasjonen om foreningen, og gamle må fjernes.
    • Internett og sosiale medier: Dersom foreningen har en egen nettside eller egne kanaler i sosiale medier, er det viktig at rettighetene for å publisere på disse overføres til nye styremedlemmer.

    Gjennomgang av viktige dokumenter

    En rask gjennomgang av strategidokumenter, vedtekter, tidligere planer og rapporter, økonomiske planer, og interne møtedokumenter gir det nye styret et overblikk over hvordan styret fungerer.

    Individuell gjennomgang av verv

    Alle verv bør ha en gjennomgang med de nye personene som skal sitte i vervet. Dette for at jobben til de nye i vervene skal bli enklere å gjennomføre.

    F.eks.: Den gamle lederen går igjennom hva vervet som styreleder går ut på til den nye lederen.

    Spørsmål man bør stille avtroppende styre

    • Hvor mye tid satte dere av til styrearbeidet?
    • Hvilke mål satte dere, og hva oppnådde dere?
    • Hva er dere spesielt fornøyd med?
    • Hva ville dere gjort annerledes?
    • Hvilke prioriteringer har styret hatt i perioden sin?
    • Hvordan samarbeider dere med OsloMet?

    Hjelpedokumenter

    Her er to dokumenter som kan brukes i overgangen fra ett styre til et annet, for å være sikker på at dere har husket å gå igjennom alt.

    Fordeler ved å være en forening:

    • Dere får videreført arbeidet deres fra år til år
    • Har mulighet til å søke midler fra Kulturstyret
    • Har klare retningslinjer i form av lover og vedtekter, som bidrar til å styre fadderstyret i riktig retning
    • Dere kan lage gode tradisjoner som kan overføres til neste styre
    • Muligheter for gratis kurs og opplæring fra SiO
    • Bedriftskonto i banken, som er nødvendig for å få utbetalt midler dere søker om

    Besøk SiO sine nettsider for hjelp til å starte en forening, finne kurs og annen nyttig informasjon.

  • Fremdriftsplan og viktige frister

    Lag en fremdriftsplan

    Lag en fremdriftsplan med frister for ulike gjøremål som må gjennomføres. Ta utgangspunkt i årshjulet under. En prosjektplan bør inneholde hvordan og når mål skal oppnås samt hvilke ressurser som brukes for å må målet. Her kan det være greit å lage et budsjett for prosjektet.

    Årshjul for fadderstyrene (.xslx)

    Dere bør tenke på:

    • Når skal faddere rekrutteres?
    • Når skal fadderkurset holdes?
    • Når må søknad om midler være gjort?
    • Når må lokaler, parker o.l. bookes?
    • Når må innlevering av antall faddere og fadderstyremedlemmer leveres? (Med tanke på bestilling av faddergoder)
    • Sponsorer?
    • Innkjøp av diverse utstyr?
    • Når skal fadderprogrammet være skissert?

    Viktige frister

    Alle de viktigste fristene står i årshjul for fadderstyrene (.xlsx).

    • 15. mars: Rekruttering av faddere begynner
    • 7. april: Frist for tidlig søknad om midler fra OsloMet
    • 5. mai: Frist for å søke midler av OsloMet
    • 5. mai. Frist for å melde seg som fadder
    • I løpet av mai/juni: Holde fadderkurs for de påmeldte fadderne
    • 2.juni: Frist for å sende inn logoer til og bestilling av fadder t-skjorter til fadder@oslomet.no
    • 2. juni: Frist for å sende inn program for fadderuken til fadder@oslomet.no
    • 9. august: Siste fadderstyreting og rigging av stands for hele fadderstyret
    • 11. august: Utdeling av faddergoder og fadder kick-off
    • 13. august: Studiestart

    Etter fadderuken skal dere delta på evaluering og avslutning i fadderstyretinget. Ferdig regnskap og kvitteringer sendes til OsloMet innen 1.oktober. Midler som skal tilbakeføres betales tilbake innen 15.november. Dere skal rekruttere ett nytt styre innen 1. desember, og sørge for en god overføring mellom gammelt og nytt styre.

  • Lag et fadderprogram

    Hvordan skal programmet se ut?

    Her finner du mal for hvordan programmet skal se ut. Dette må leveres ferdig utfylt innen 2. juni 2024. 

    Mal for fadderprogram (.docx)

    Forslag til aktiviteter

    Legg opp til et variert program og ha spesielt fokus på aktiviteter som

    • inkluderer studenter med ulike interesser, alder osv.
    • gjør det lett å bli enda bedre kjent i gruppene
    • er gratis
    • er på dagtid
    • er morsomme være med på!

    og som

    • IKKE ekskluderer studenter med en spesifikk bakgrunn, alder, religion osv.
    • IKKE skaper forventninger om eller legger opp til at det må drikkes mye

    Lykkepromille.no har samlet mange forslag til morsomme aktiviteter.

  • Hvordan søke sponsorer og midler

    Det anbefales å være tidlig ute når fadderstyret skal søke om midler og annet fra sponsorer. Skriv i søknaden hvem dere er, hva dere ønsker og hva dere kan tilby sponsorene. Her gjelder det å bruke salgstriks og markedsføring i søknaden. Send også et budsjett sammen med søknaden – bedrifter vil gjerne vite hva pengene deres blir brukt på. Bruk gjerne eksempelet lenger nede på siden.

    NB! Husk å ikke love noe som dere ikke kan holde! F.eks. kan dere ikke love at en sponsor skal få en stand på OsloMets område, eller at en sponsor skal kunne få snakke til alle de nye studentene i studiestarten.

    Faddermidler fra OsloMet

    Hvert fadderstyre kan også søke om midler fra OsloMet til gjennomføring av tiltak og arrangementer. Se retningslinjer og mal for søknad under. Søknaden sendes til fadderkoordinator på fadder@oslomet.no innen 1.mai.

    Andre midler man kan søke om

    Filer og maler

  • Rekruttering av faddere

    Fadderkoordinator lager felles påmeldingsskjema og hjelper fadderstyret med materiell for å rekruttere faddere på eget studieprogram/institutt/fakultet. Rekrutteringsperioden starter som regel i mars til april. Det er viktig at det rekrutteres nok faddere i hvert studieprogram, slik at hver linje er representert. Her er det også viktig å rekruttere faddere til internasjonale fadderbarn.

    Oppgaver for fadderkoordinator ved OsloMet

    • Lager felles påmeldingsskjema
    • Lager og publiserer info på student.oslomet.no, infoskjermer og OsloMets egne kanaler i sosiale medier
    • Sender e-post og/eller legger ut info på Canvas til alle studenter
    • Lager en flyer og/eller plakat som hvert fadderstyre kan dele ut

    Oppgaver for fadderstyrer 

    Det er dere selv som har ansvaret for å rekruttere faddere, men det er anbefalt at dere:

    • Står på stand i byggene studentene deres holder til (husk å søke tillatelse)
    • Deler ut flyers og henger opp plakater
    • Drar på klassebesøk og informerer i pauser i forelesninger
    • Deler info på egne kanaler i sosiale medier og andre kanaler
    • Kontakter studentrådene og får hjelp av dem og andre tillitsvalgte til å spre informasjon
    • Snakker med så mange som mulig

    Hvordan søker man om standtillatelse

    Send en e-post til fadder@oslomet.no, så skal vi hjelpe deg med å få standtillatelse.

  • Fadderkurs

    • Innhold for fadderkurs blir utarbeidet av sentralt fadderstyre og sendt til fadderstyrene i god tid før kursene.
    • Det anbefales at kurs holdes minst to ganger slik at alle faddere får muligheten til å delta på minst ett av de. I tillegg anbefales det å holde et oppsummeringskurs for de som ikke fikk deltatt på vårsemesteret.
    • Alle fadderne skal delta på kurs – dette er obligatorisk for at de skal få lov til å fadder.
    • Si i fra til fadderkoordinator eller sentralt fadderstyre når dere skal ha kurs, de skal være tilstede når dere holder kurs. Hvis du ønsker å booke rom til kurs kan sentralt fadderstyre hjelpe med det.
    • Det er lurt å få noen som er entusiastiske og flinke til å snakke i forsamlinger til å holde kurs.
    • Budskapet skal bli hørt, og dette er vanskelig om fadderne synes kurset er tørt. Ha derfor aktive øvelser som kan engasjere fadderne.

  • Fadderkick-off og utdeling av faddergoder

    Utdeling av faddergoder 

    Team Student og fadderkoordinator har ansvaret for å bestille faddergoder. Deretter henter hvert styre dette ved avtale, som videre deler ut til fadderne før fadderkickoffet. Dette skjer helgen 9. - 11. august.

    Fadder kick-off 

    Målet med fadderkickoffet er at det skal være et startskudd for de(n) kommende fadderuken(e). Denne dagen er kun for fadderne og blir arrangert av universitetet. Men det er de enkelte fadderstyrene som inviterer og tar seg av det sosiale etterpå. Dette kan gjøres sammen eller hvert fakultet for seg.

  • Evaluering av fadderuken

    Etter fadderuken er det viktig at styret vurderer hva som var bra og dårlig med årets fadderuke. Dette danner et bedre grunnlag til neste års styre, slik at vi unngår at de kommer med blanke ark og må starte helt på nytt.